Ferramentas de diálogo: World Café & Open Space

Um bom diálogo é uma das melhores formas de gerar um ambiente criativo e produtivo e para se conseguir desenvolver um relacionamento realmente funcional. Isso serve para todos os tipos de relacionamentos, principalmente os profissionais.

O problema é que nem sempre é fácil estimular e ter um diálogo aberto com as pessoas, principalmente em reuniões ou em momentos que precisamos criar e obter resultados.

No âmbito das facilitações, existem diversas ferramentas de diálogo que podem nos ajudar nesses momentos, como a criação de roteiros, de perguntas interessantes e de provocações que gerem uma discussão mais rica e aprofundada.

Isso em contraponto aos famosos círculos formados ao redor de mesas de reunião em que uma pessoa fala e as outras apenas ouvem (ou fazem que ouvem), sem, de fato, engajar-se na discussão.

No entanto, é importante lembrar de que, como já falamos aqui, essas ferramentas são consideradas apenas isso: ferramentas. Elas não podem ser a ‘meta’ ou o ‘fim’ de um processo. É importante pensar em primeiro lugar no porquê do seu processo antes de escolher qualquer ferramenta de diálogo ou criação.

No artigo de hoje, vamos falar de duas delas, quase antigas já, mas que podem ser bastante efetivas no universo da facilitação de diálogos: a World Café e a Open Space.

Elas podem estimular os diálogos, promovendo os insights, a produção de ideias e a participação ativa das pessoas, principalmente em reuniões que visam elaborar, definir e melhorar ideias e soluções. Conheça mais sobre elas a seguir!

Ferramentas de diálogo: conheça a World Café

Essa é uma ferramenta muito interessante para estimular e usar a inteligência coletiva de um grupo grande. Consiste em criar “rodas de conversas” entre diversos grupos menores ao mesmo tempo. Em rodadas as pessoas circulam entre esses grupos, a fim de trocarem e aprimorarem as ideias, aumentando a conexão e a polinização delas. A ideia é estimular a conversa criativa e facilitar o insights dos participantes.

Os participantes ficam em círculos pequenos, todos sentados, assim criando vários grupos de conversa. A quantidade de círculos de conversa depende do número de participantes, mas é importante que tenhamos vários círculos com pessoas discutindo e não somente um círculo grande.

Nesse modelo, os grupos devem discutir um tema central preestabelecido como, por exemplo, melhorar a produtividade na organização. Esse tema é discutido em rodadas, usando perguntas diferentes para cada rodada para aprofundar cada vez mais. Entre cada rodada os participantes trocam de grupo para falar com outras pessoas.

Uma pessoa fica na mesa para contar para as novas pessoas o que aconteceu na rodada anterior. O papel desse anfitrião é essencial para realmente aproveitar a inteligência coletiva do grupo maior. Para facilitar o processo o anfitrião convida as pessoas para registrar as ideias e insights enquanto sugerem na conversa.

Os círculos de conversa devem conter poucas pessoas, para que todos tenham a chance de expressar suas opiniões. O ideal é ter no máximo 5 ou 6 pessoas em cada grupo. Ao fim de 20 a 30 minutos, os participantes se misturam e trocam de círculo.

Como cada círculo teve um tipo de conversa e ideias diferentes, o foco é debater essas ideias e perceber quais delas são similares, quais se complementam e assim por diante.

A quantidade de trocas entre grupos depende do objetivo do facilitador, que pode deixar uma quantia de trocas preestabelecida ou perceber o momento ideal para finalizar as trocas.

O último passo é compartilhar tudo o que foi discutido, para fazer a colheita de informação. Para isso, todos os participantes se juntam e passam a comunicar as ideias e o que mais foi valioso dessas conversas. É interessante que essa colheita seja registrada em papel, cartazes e afins. O facilitador poderá registrar o que os participantes forem dizendo de modo visual e criativo, por exemplo, a fim de potencializar a compreensão e o engajamento nesses tópicos.

Para realizar a World Café você vai precisar de:

  • Um local com espaço amplo.
  • Cadeiras para acomodar todos os participantes.
  • Mesas para auxiliar na exposição da colheita de informação.
  • Cartolina ou papel, lápis/caneta/canetão.

A ferramenta de diálogo Open Space

A Open Space ou Espaço Aberto é uma das ferramentas de diálogo mais utilizadas. Ela serve como estímulo para que as pessoas atuem de forma mais colaborativa, dinâmica e auto-organizada, contando também com a participação ativa de todos, sendo ideal para lidar com situações complexas.

Os temas a serem trabalhados são listados pelos participantes. Esses tópicos são divididos e separados por salas e cada sala será referente a um tema.

Dessa forma, quem tiver interesse em algum tema, deve ir até a sala destinada a ele. Nessa sala, será desenvolvida uma conversa apenas sobre esse tema e nada mais. As pessoas permanecem nos temas enquanto elas estiverem interessadas neles.

O foco é manter o tópico de discussão interessante para cada um, dando liberdade para os participantes decidirem se o tema está adequado ou não para eles. Isso acaba estimulando a participação e faz a conversa ser mais ativa, por isso é considerada uma dinâmica auto-organizada.

Os facilitadores (ou o facilitador) permanecem nas salas para acompanhar as conversas. Ao fim das discussões dos temas, os facilitadores ficam responsáveis por entregar o resultado das discussões e demonstrá-las para todo o grupo.

Para realizar o Open Space você vai precisar de:

  • Um local amplo que possa ser separado entre os temas.
  • Definir alguns facilitadores.
  • Papel e caneta para escrever as ideias centrais.

Essas ferramentas de diálogos buscam ajudar a aperfeiçoar a forma como nos comunicamos e participamos de encontros em grupos, principalmente em ambientes cooperativos.

Elas ajudam a tornar possível a realização de reuniões e apresentações mais dinâmicas, com a participação de todos os integrantes e a geração de uma discussão mais aprofundada e colaborativa, com a cocriação de ideias e soluções, mesmo para problemas mais complexos. Quanto mais participações e engajamento ocorrer, melhor será o resultado final.

E você, conhece outras ferramentas que facilitam e estimulam o diálogo aberto e mais aprofundado? Já utilizou A World Café ou a Open Space? Como têm sido as suas dinâmicas para melhorar o diálogo? Não deixe de compartilhar suas experiências nos comentários!

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