Como a organização do espaço influencia um evento – aula, curso ou workshop

No começo de mês de junho, fomos entrevistados pela equipe do Impact Hub, sobre a organização de espaços físicos para cursos, reuniões e workshops. Confira alguns trechos da entrevista:

Dos eventos que você já participou, o que mais te atraía? Teve algum que você participou e achou incrível? E o que você teria como crítica?

Minhas experiências nos tempos estudantis me marcaram muito. Como presidente do Diretório Acadêmico, pude ver a ineficiência dos processos mais tradicionais de reuniões, encontros, audiências, congressos. O “fundo do poço” foi o Congresso Nacional da UNE, que participei em 1998, em Belo Horizonte. Daquele jeito eu percebia que nada iria dar certo. No ano seguinte conheci a AIESEC, onde me senti muito atraído pelo formato interativo e energizante de seus eventos, desde palestra para recrutar voluntários até os encontros nacionais de planejamento. E ao longo dos anos fui percebendo as nuances dessa abordagem mais “participativa” e me interessando cada vez mais em metodologias que permitissem o verdadeiro engajamento de pessoas.

Nos treinamentos que você participou como facilitador, quanta atenção você dedicou ao layout da sala (disposição de mesas e cadeiras)?

Com o tempo e experiência, fui percebendo que o espaço físico também “facilita” o processo, ele induz comportamentos e atitudes. Um local bem arejado, bem iluminado, com cadeiras confortáveis e boa acústica traz bem-estar e favorece o aprendizado, as boas conversas e facilita os diálogos mais difíceis.

Hoje é parte fundamental do meu trabalho cuidar disso, e ter o apoio logístico para isso (por exemplo a equipe de produção de um evento) é muito importante. Todas as pessoas envolvidas com o arranjo do espaço físico precisam entender a importância dele para o sucesso de qualquer workshop.

Você acredita que o layout influencia no aprendizado dos participantes? De que maneira?

Influencia muito. O modelo tradicional de sala de aula, em que as pessoas estão enfileiradas de frente ao professor/palestrante/instrutor traduz a visão mecanicista do final do século XIX, da produção em série (ou nesse caso, transmissão de conhecimento em série). Esse formato nos relembra os tempos de escola, onde o professor era o “dono” do conhecimento, a figura de autoridade, e nós éramos os “burros” que tínhamos que aprender algo, mesmo sem saber para que. Quebrar com esse formato já ajuda a quebrar com nossas “memórias negativas” da escola (embora algumas pessoas tenham ótimas memórias escolares, e por isso mesmo gostem desse formato, elas são estatisticamente minoritárias!).

Outros dois aspectos importantes da aprendizagem hoje em dia são aprender em grupo e aprender entre pares. Na escola a aprendizagem é (era) prioritariamente individual e entre aluno e professor. Hoje em dia, principalmente nas empresas, a aprendizagem é (deveria ser) coletiva e colaborativa, e entre pares (mais do que entre o chefe e seus subordinados). Um formato que aproxime as pessoas e as coloque como iguais pode induzir com mais facilidade esse comportamento.

A quantidade de pessoas pode influenciar na disposição da sala? Digamos que a empresa X possui um número pequeno de funcionários (10 funcionários) e gostaria de realizar uma capacitação interna. De acordo com o tamanho da equipe, qual o layout que você acha mais adequado? E se fosse uma empresa com um número médio de funcionários (30)? E um número maior (100 funcionários)?

Para trazer os aspectos mencionados acima (aprendizagem em grupo e aprendizagem entre pares), dispor a sala em círculo, semicírculo ou ilhas (mesas e cadeiras) ajuda muito. Um círculo ou semicírculo só é possível se o número de pessoas for pequeno. Geralmente dizemos que 30-35 pessoas é o limite para trabalhar em círculo. Um número muito grande de pessoas, mesmo em formato de ilhas de mesas e cadeiras, pode ocupar bastante espaço físico (a sala deve ser grande) e exigir mais em termos de logística e organização.

O uso de mesas de apoio é importante apenas se as pessoas precisarão delas, senão elas apenas ocupam espaço e “distanciam” os participantes entre si e do instrutor. Além disso, dificulta movimentação e mobilidade (mudança) de formato ao longo do evento.

Qual a importância da conexão entre o palestrante/facilitador e os participantes? O que isso pode trazer de resultados?

A conexão é essencial. Os melhores professores, palestrantes ou facilitadores são artistas em estabelecer essa “aliança” com sua audiência, em geral nos primeiros instantes juntos. E essa conexão traz confiança, o que permite que os participantes recebam de forma mais positiva o conteúdo sendo transmitido, ou se engajem com mais facilidade em atividades (dinâmicas) sendo propostas.

Layouts que deixem o facilitador mais próximo do seu público favorecem essa conexão, essa igualdade. Entretanto, em alguns casos, o palestrante pode escolher a distância (de um palco, por exemplo) para transmitir autoridade (no assunto).

Por fim, você poderia dar umas dicas para a galera de como tornar o treinamento/workshop muito mais enriquecedor?

Antes de pensar no layout, ou mesmo antes de pensar no conteúdo ou nas ferramentas/dinâmicas de aprendizagem, reflita de forma mais ampla em relação ao workshop ou treinamento. Quatro perguntas fundamentais a serem respondidas:

  • Quais são as necessidades que tornam esse workshop/treinamento relevante? Por quê realizá-lo?
  • Qual o propósito desse workshop? Treinamento (transmissão de informações), tomada de decisão, resolução de um conflito ou gerar novas possibilidades (processo criativo)?
  • Quais os objetivos específicos e os resultados desejados?
  • Por fim, quem são os “atores” envolvidos e os participantes presentes?

A partir dessas respostas, aí sim podemos pensar no tempo disponível, fluxo da agenda, as ferramentas mais eficazes, materiais necessários. E por fim, qual o layout da sala mais adequado para o resultado que queremos alcançar.
A íntegra pode ser acessada no Blog de Impacto.

Bem-vindos ao nosso novo website! Ele está passando por testes e atualizações, e deverão ocorrer mudanças e ajustes nos conteúdos, formatação e links nos próximos dias.