Reuniões costumam ser um assunto controverso nas empresas. Quem nunca participou de uma reunião para resolver um problema que poderia ter sido resolvido com um simples e-mail?  

De acordo com a matéria Stop the Meeting Madness, do Harvard Business Review, ao longo dos últimos 50 anos, tanto a duração quanto a frequência das reuniões aumentaram. A matéria de baseou no estudo The Science and Fiction of Meetings, que traz o índice de 11 milhões de reuniões por dia só nos Estados Unidos.  

Esses números são alarmantes e o impacto que eles têm na produtividade das empresas precisa ser estudado, sabemos. No entanto, sabemos também que reuniões não precisam ser sinônimos de improdutividade e falta de engajamento.   

Para provar isso, trouxemos quatro dicas que vão ajudar você a conduzir reuniões produtivas e imbuídas de sentido, nas quais a cocriação de soluções é o foco principal.

Confira!

1.  Inicie alinhando expectativas e objetivos

Em uma reunião, muitos caminhos podem desembocar na sensação de tempo perdido. Um desses caminhos é a falta de alinhamento entre as expectativas e os objetivos a serem alcançados.

Se as pessoas não sabem porque foram convocadas, se não têm ideia do que deve ser feito, se não há um norte direcionando a caminhada, é provável que seu nível de engajamento já inicie baixo e que elas se sintam cada vez mais desconectadas.

Portanto, defina sempre o tempo do encontro e os objetivos a serem alcançados.

2. Dê preferência a grupos pequenos e convoque as pessoas certas

Um dos principais empecilhos para o engajamento em reuniões é o tamanho do grupo e a imprecisão na convocação dos participantes. O ideal é convocar os colaboradores que estão diretamente ligados ao problema a ser solucionado ou que tenham um nível de interesse alto pelo que está em debate.

Uma das regras da Apple sob o comando de Steve Jobs, por exemplo, era convocar grupos pequenos e prezar pela simplicidade.

3. Incentive a prática da escuta ativa

A escuta ativa é uma importante ferramenta para exercitar a empatia e impulsionar a compreensão plena das ideias e perspectivas alheias, uma vez que consiste em ouvir atentamente sem interromper quem está falando. Cada participante tem um tempo predeterminado para expor suas ideias e o grupo deve respeitar cada momento.  

Para isso, incentive os participantes a se desvencilharem de todas as distrações que possam roubar sua atenção durante a reunião, como smartphones e notebooks. O foco deve estar nas palavras e ideias compartilhadas com o grupo. Pense, e ajude o grupo a pensar, em termos de imersão.

4. Para ter reuniões produtivas, saiba como utilizar recursos visuais

Opte por engajar o grupo com ferramentas visuais e interativas em vez de se perder nos slides do PowerPoint. Este recurso é de grande ajuda para o apresentador, não há como negar, mas pode tornar o encontro maçante se for o foco de toda interação.  

Não estamos decretando a morte dos slides, apenas propondo que você tenha o cuidado de não construir uma reunião inteira em torno dessa ferramenta. Lembre-se que o importante de reuniões produtivas são as pessoas e o fluxo criativo entre elas. As ferramentas utilizadas devem ser reconhecidas como viabilizadores, e não como fins em si mesmas.

Agora, reflita: como transformar reuniões em canais para mudança dentro das organizações? Você utiliza alguma técnica para garantir o engajamento e a produtividade em suas reuniões?

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Muito se fala sobre educação inovadora, humanizada, ensino individualizado, personalizado, metodologias ativas, mistas, sobre autonomia e protagonismo no aprendizado.

Porém, são assuntos pouco explorados pela nossa cultura, principalmente a respeito do conhecimento que potencializa a capacidade de auto desenvolvimento como aprendiz.

Você se conhece o suficiente para afirmar qual é forma de aprender que melhor se adapta a você?

Então, como lidar com as rápidas mudanças e a velocidade da informação que estamos vivenciando?

“O analfabeto do século XXI será aquele que não será capaz de aprender, desaprender e reaprender.” — Alvin Toffler

Como se alfabetizar para o século XXI?

Já foi postado aqui sobre a técnica VARK e como otimizar sua aprendizagem.

Hoje vou falar de um conjunto de teorias e técnicas que podem ser úteis no autoconhecimento sobre si mesmo e seu próprio processo de aprendizagem.

Metacognição

Na década de 1970, o psicólogo americano John H. Flavel foi um dos primeiros psicólogos a estudar as formas pelas quais as crianças pensam e sobre seus processos de pensamento. O que ele chamou de metacognição.

Etimologicamente, a palavra metacognição significa para além da cognição, isto é, a faculdade de conhecer o próprio ato de conhecer, ou, por outras palavras, consciencializar, analisar e avaliar como se conhece.

Flavel foi um dos fundadores da psicologia social cognitiva do desenvolvimento, e descreve a metacognição como o processo mental por meio do qual outras atividades mentais se tornam alvo de reflexão.

Você reflete sobre o seu processo de aprendizagem?

Estar atento às suas práticas faz com que você evolua sua capacidade de aprender, e assim será capaz de melhorar sua performance. Ou seja, aumentar a velocidade, a profundidade e a habilidade de retenção de informações relevantes e de esquecer o que já não é importante.

Já parou pra pensar nisso? O quanto você conhece sobre sua forma de aprender?

A avaliação, a criação de estratégias de estudo, a definição de metas de aprendizagem e o uso de ferramentas para memorização e retenção de conhecimento fazem parte do processo metacognitivo.

Existem teorias e técnicas que contribuem para desenvolvimento da metacognição, na construção das metodologias, estratégias e avaliação do processo de aprendizagem.

No próximo artigo serão apresentados alguns conceitos de aprendizagem, como o VARK. Já se prepare para o próximo artigo com uma leitura: como otimizar seu processo de aprendizagem utilizando a técnica VARK.

Esse artigo é o primeiro de uma série de três artigos escritos pelo Thiago Freire, Manifellow da Manifesto 55. Caso tenha interesse em publicar artigos em nosso site, entre em contato conosco 🙂

Nossa equipe foi procurada pela Aurum para trabalhar um dos maiores desafios das equipes dos dias atuais: desenvolver as lideranças da empresa, propiciar momentos para estreitar os laços entre os líderes e gerar mais empatia entre os funcionários. Além disso, como já falamos algumas vezes por aqui, existem muitos perfis de líderes. Mapear os estilos de liderança dentro das organizações é um passo importante para desenvolver potenciais.

Fundada em 1993 em São Paulo, a Aurum possui três escritórios no Brasil, com a sede principal atualmente localizada em Florianópolis-SC. É uma empresa de tecnologia que busca se desenvolver rapidamente em um novo mundo digital, e assim se adaptar com o uso de diversas ferramentas para se tornar cada vez mais inovadora. Em se tratando dos líderes da companhia, no setor de tecnologia o perfil dos representantes dos times é extremamente técnico, e necessita de ferramentas para lidar com grupos a fim de desenvolver um olhar mais cuidadoso e motivador para com seus liderados.

Em setores de inovação e tecnologia é comum identificarmos líderes novos, diversos e dispostos a aprender. Enxergamos a necessidade de trabalhar ferramentas de liderança,
mapeamento dos perfis de colaboradores, estilos de liderança e facilitação, formas de dar e receber feedback, além da cocriação de projetos focados para atender alguns problemas. Ao todo, reunimos 27 pessoas entre diretores, gerentes e lideranças não formais.

Além das sessões em grupos, a Manifesto planejou sessões individuais de coaching com os diretores. Houve um acompanhamento individual de 7 líderes, com a intenção de trazer ferramentas para o desenvolvimento pessoal, e como ser mais efetivo com os liderados. Essa abordagem foi muito bem aceita pelos participantes.

Dentre os resultados apresentados pela empresa como forma indireta do trabalho realizado, estão a implementação do método feedback 360, objetivos e resultados-chave (OKRs) relacionados à liderança e maior consciência da importância de desenvolvimento da liderança.

E você? Acredita que ferramentas de engajamento de equipe e o mapeamento de estilos de liderança podem ser o caminho para desenvolver os líderes de sua empresa?

Em tempos complexos como os da atualidade, encontrar espaços acolhedores para conversar sobre as capacidades que uma empresa, setor ou até líderes precisam desenvolver é um desafio. E esta é uma dor para qualquer líder que precisa engajar equipes.

Enxergar a necessidade de abrir uma forma de comunicação com os colaboradores é um grande passo para aumentar o engajamento daqueles que ajudam a construir a empresa todos os dias.

Pensando em propor para a equipe o debate de temas importantes para a organização, a EcoCert, que atua com certificação de orgânicos, fundada na França e com escritório em Florianópolis, entrou em contato com a Manifesto 55 para auxiliar no encontro de apresentação de resultados da empresa.

Em resumo, o desafio do encontro era além de apresentar os resultados, também levantar pautas desafiadoras e muito relevantes para a empresa, como produtividade, recursos, tecnologia e crescimento pessoal.

O encontro foi dividido em dois momentos: durante a manhã foi realizado um workshop sobre engajamento mesclando conteúdo e prática, com o intuito de integrar a equipe e preparar o ambiente para a parte da tarde, onde foram debatidos pontos importantes para a organização através da metodologia Open Space.

Para Alexandre Schuch, Country Manager Brasil, da Ecocert, o encontro foi produtivo e segue dando resultados na empresa: “Não tínhamos feito algo parecido e o dia da atividade foi muito agradável. A condução dos trabalhos fez todo o sentido. Em um curto espaço de tempo, foi possível pensar sinteticamente vários aspectos de nossas problemáticas e de fato chegar a algum lugar. Nossas reuniões internas estão muito mais coordenadas, com menos barulho, mais metodologia com todos aguardando a vez de falar, o que tem de fato aumentado a produtividade dos encontros.”

O papel da facilitação, no caso da Manifesto 55, foi o de mediar, guiar as dinâmicas de grupo, mas principalmente, criar um ambiente seguro, acolhedor e empático para que as atividades e discussões pudessem ser praticadas. Foram aproximadamente seis horas de experiência.

E você? Acredita que pode alcançar os resultados esperados com uma equipe engajada? Como entende que poderia usar ferramentas de facilitação no cotidiano?

Saiba mais sobre nossa formação avançada em desenho e facilitação de processos colaborativos e entre em contato!   

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